Documentopslag op locatie

Het belang van documentbeheer

Alle organisaties produceren documenten. Voor velen, met name in de publieke sector, vormen die documenten een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering. Ook compliance-vereisten maken professioneel documentbeheer een must. Dit geldt met name voor grote organisaties die aanzienlijke hoeveelheden documenten moeten verwerken.

Wat is on-site documentbeheer?

Voor organisaties die grote hoeveelheden documenten verwerken, is het extern archiveren en beheren ervan slechts de helft van wat nodig is voor goed documentbeheer. Voordat documenten worden verstuurd naar de opslaglocatie of on-site worden gehouden, moeten ze zorgvuldig worden gesorteerd, gecontroleerd en geregistreerd. Dit moeten medewerkers doen die exact begrijpen wat de organisatie nodig heeft qua documentbeheer. Het ‘wie heeft het wanneer in handen gehad’-spoor, dient bij elk relevant document verifieerbaar te zijn. Ook moeten alle genomen stappen in het kader van toezicht op en toegang tot een document, gedocumenteerd zijn. Verder hoort alle informatie makkelijk geraadpleegd te kunnen worden wanneer dat nodig is. Organisaties worden voortdurend uitgedaagd om meer te doen met minder. Het wordt dan ook steeds lastiger om deskundig personeel in huis te krijgen dat u kan ondersteunen bij on-site documentbeheer. Samenwerken met een deskundige derde partij voorziet niet alleen in die ondersteuning. Ook maakt het optimalisatie van uw on-site documentbeheer mogelijk. Zo houdt u grip op uw on-site documenten en benut u uw off-site opslag optimaal.