Meer ruimte, minder kosten voor Kennemer Gasthuis

Klant

Het Kennemer Gasthuis is het grootste algemene ziekenhuis en de grootste werkgever in de regio Kennemerland, met 2600 medewerkers en 300 vrijwilligers. Het beschikt over 830 bedden, uitgebreide poliklinische voorzieningen en een traumacentrum. Ook biedt het bijzondere functies, zoals een geriatrische afdeling, psychiatrische afdeling, dialysecentrum, behandelcentrum voor HIV en aanverwante aandoeningen en een hemofiliebehandelcentrum.

Uitdaging

In 2007 werden twee bestaande locaties van het ziekenhuis gesloten en werd een nieuw complex geopend in Noord-Haarlem. De twee oude locaties boden ruimte aan kilometerslange archieven met medische dossiers. Een deel was extern opgeslagen vanwege ruimtegebrek.

Toen de archieven moesten worden samengevoegd en verplaatst, bleek outsourcing een betere kostenbesparing dan een inhouse oplossing. Archivering op de nieuwe locatie in Noord-Haarlem zou extra huurkosten met zich meebrengen. Ook zouden de gebouwen daarop moeten worden aangepast.

Voor de oplossing van dit probleem benaderde het Kennemer Gasthuis diverse leveranciers. De keuze viel op Iron Mountain. Paul van Kempen, Hoofd Medische Informatie en Registratie van het Kennemer Gasthuis legt uit: “De prijs-kwaliteitverhouding gaf de doorslag bij de keuze voor Iron Mountain. Iron Mountain biedt innovatieve oplossingen voor records management en is marktleider. Dat versterkte ons vertrouwen in hen.”

Oplossing

Het Kennemer Gasthuis en Iron Mountain formuleerden samen een plan van aanpak voor de verhuizing van de archieven. Tijdens het proces doken steeds weer nieuwe dossiers op van diverse afdelingen. Deze werden in het proces meegenomen. Tegelijkertijd kon het ziekenhuis gewoon blijven functioneren.

Na de registratie werden alle documenten opgeslagen op een locatie van Iron Mountain. “De opslagcondities bij Iron Mountain zijn optimaal en voldoen aan alle eisen op het gebied van veiligheid en privacybescherming,” aldus Paul van Kempen.

Waarde

Sinds de verhuizing beheert Iron Mountain een groot deel van de medische dossiers van het Kennemer Gasthuis. Daaraan worden voortdurend nieuwe documenten toegevoegd. Bovendien heeft Iron Mountain de interne registratieprocessen van het ziekenhuis verrijkt met coderingen. De medewerkers van het ziekenhuis kunnen daardoor dossiers opzoeken en opvragen via het beveiligde webportaal van Iron Mountain. Daarna wordt het dossier naar wens nog dezelfde dag of de volgende dag bezorgd.

Het Kennemer Gasthuis kijkt tevreden terug op de succesvolle verhuizing en de prettige samenwerking. “De mensen van Iron Mountain waren enorm constructief en flexibel tijdens de verhuizing. Ook daarna is het niveau van dienstverlening hoog gebleven. Iron Mountain kent het vakgebied van informatiemanagement beter dan wie ook,” besluit Paul van Kempen. “Iron Mountain beheert ons hele archief en zorgt er zo voor dat wij kosten besparen.”