JURIDISCH

Beperk uw risico's en kosten door weer controle te krijgen over uw record management en gegevensbescherming

De recente ontwikkelingen in de juridische stand hebben zich toegespitst op een bekend en steeds dringender wordend thema: de wens van advocatenkantoren om de bestanden van hun cliënten veel intensiever, veiliger en efficiënter te beheren dan in het verleden.

Er is een explosieve groei geweest in de papieren en digitale bestanden bij de meeste kantoren. Oorzaken daarvoor zijn: de toegenomen eisen om aan regels te gehoorzamen, de sterkere focus op ethisch handelen en het zich houden aan eisen van klanten, en de overgang naar elektronische advocatuur.

Nieuwe risico's door groeiend aantal bestanden

De gevolgen van deze toename van bestanden zijn onder meer stijgende kosten voor opslag en beheer en grotere problemen bij het opzoeken en ophalen van informatie en het zorgen voor een gesloten keten van bewaring. Er is ook het grotere risico van diefstal tijdens de procesvoering omdat men niet zeker weet welke bestanden moeten worden bewaard, welke moeten worden vernietigd en waar ze zijn opgeslagen.

Iron Mountain. Deskundige dienstverlening voor de juridische gemeenschap

Met een uitgebreid dienstenpakket en ervaring in het helpen van meer dan 10.000 advocatenkantoren over de hele wereld, is Iron Mountain uitstekend in staat om u te assisteren in het stroomlijnen en consolideren van uw records management en -protectie. U profiteert van de verbeterende regelconformiteit, verminderde risico's en verbeteringen in de algehele productiviteit en reactiesnelheid.

Minder risico's op het gebied van regelnaleving en diefstal

Slecht uitgedachte en inconsequente procedures voor het bewaren en verwijderen van fysieke en digitale bestanden kunnen ertoe leiden dat informatie te vroeg wordt vernietigd of langer dan nodig wordt bewaard, waardoor het gevaar van diefstal en het niet naleven van regels toeneemt.

Iron Mountain kan u helpen om deze risico's te beperken door het implementeren van verstandig beleid, procedures en beste methoden voor het bewaren en vernietigen van archiefmateriaal van elk type en op elke locatie.

Versnel de overgang van uw kantoor naar de elektronische advocatuur

De trend in de richting van elektronische processen, die onlangs is onderzocht door de Britse beroepsorganisatie van advocaten in haar "E-Strategy", laat zien hoe de juridische sector kan veranderen door de introductie van een nieuwe technologie en wijst op de risico's die advocatenkantoren lopen als ze de nieuwste ontwikkelingen niet bijhouden. In de wet zelf ligt de nadruk op consistentie. Deze kan worden gerealiseerd door het beheer van digitale documenten en on line gegevensback-ups te integreren in de dagelijkse werkstroom.

Iron Mountain kan u helpen om deze overgang vloeiend te laten verlopen zonder hoge investeringen, lange implementatieperioden of onvoorspelbare resultaten van een interne oplossing.

Beperk de kosten voor opslagmanagement en maak ruimte vrij voor kernactiviteiten

Het intern bewaren van bestanden betekent een slecht gebruik van kostbare kantoorruimte, hardware en IT-middelen.

Experts van Iron Mountain kunnen een serie strategieën ontwikkelen en implementeren waarmee u opslagkosten kunt terugbrengen, fysieke ruimte vrijmaakt voor kernactiviteiten, en de werkbelasting van, en kapitaalinvesteringen voor IT-personeel beperkt.

Productiviteit en reactiesnelheid verbeteren

Met behulp van oplossingen die zijn ontwikkeld om het opslaan, ophalen en raadplegen van archiefstukken te stroomlijnen, kunnen advocaten en het personeel altijd precies datgene vinden waarnaar ze op zoek zijn en sneller reageren op verzoeken om informatie.