ZO WERKT HET

Zo werkt het:Het Compliant Records Management-programma

Iron Mountain maakt gebruik van een beproefde methodologie in zes stappen om samen met de klant een Compliant Records Management-programma uit te werken.

1. Organiseren: bepaal de reikwijdte van het programma (voor bedrijfsunits, voor het hele bedrijf, internationaal, etc.) en leg organisatorische rollen en verantwoordelijkheden vast met betrekking tot bestuur, implementatie en beheer.
   
   
2. Beoordelen: maak een inventaris van het bestaande archief en bepaal waar de bestanden zich bevinden. Houd bestaande beleidsregels en procedures tegen het licht. Wijs risicogebieden en blootstellingsgebieden aan. Analyseer de wettelijke bewaareisen en toegangsvereisten. Evalueer bestaande implementatiefuncties en ontwikkel een masterplan.
   
   
3. Ontwikkelen: kijk welke soorten bestanden er zijn. Inventariseer alle bewaarplaatsen voor gegevens. Zet een samenhangend en alomvattend classificatieschema op voor bestanden. Bepaal de bewaareisen voor alle jurisdicties. Leg bewaarperiodes vast op basis van juridische eisen, risico-overwegingen en operationele behoeften, en ontwikkel een alomvattend bewaarschema dat consequente regels omvat voor de complete onderneming.
   
   
4. Implementeren: een gefaseerde benadering waarbij we eerst het uitgebreide basisprogramma implementeren, en vervolgens de beste mogelijkheden toepassen, ingedeeld op basis van hun risico en bedrijfswaarde. Voor elke toepassing worden overkoepelende bedrijfsregels en procedures opgesteld. De bewaarschema's worden op bestaande bestanden toegepast. Er wordt een opleiding ontwikkeld en geïntroduceerd en een formeel programma gelanceerd.
   
   
5. Beheren: om de veiligheid, toegankelijkheid en integriteit van gegevens effectief te beheren, zien we toe op de handhaving van classificatie- en vernietigingsregels aan de hand van rapporten en beschermingsmaatregelen. Programma's voor onderricht, communicatie en certificering worden doorgevoerd. Het bewaarschema, beleidsregels en procedures worden geactualiseerd. Beheer, naleving, onderzoek en verbetering van programma's wordt gepland en gebudgetteerd, en er wordt gezorgd voor een overzicht van de betreffende bedrijfsunit(s).
   
   
6. Controle: alle sleutelcomponenten jaarlijks tegen het licht houden, onvolkomenheden aanwijzen, bevindingen afmeten tegen controlewaarden, lobbyen voor regelconforme inkoop, samen met de stuurcommissie voor records management de effectiviteit van risicomanagement en kostenmanagement beoordelen, eventueel verbeteringen aanbevelen en corrigerende maatregelen bepalen.