Afzonderlijke documenten bevatten ontelbare informatie- en klassenniveaus. Door deze te indexeren in standaardvelden wordt het gemakkelijker de gewenste documenten snel te vinden.

Indexeren van documenten

Afzonderlijke documenten bevatten ontelbare informatie- en klassenniveaus. Door deze te indexeren in standaardvelden wordt het gemakkelijker de gewenste documenten snel te vinden.

Inventaris opruimen

Iron Mountain helpt uw organisatie met het huidige archiefinventaris te organiseren. Het archief opruimen, papieren organiseren en doorlopende onderhoudsupdates helpen u alles inzichtelijk in kaart te brengen.

Opschonen van het archief

Wij kunnen u helpen ruimte vrij te maken door documenten extern op te slaan. Het archief opschonen doen we door het scheiden van de actieve en minder actieve documenten. De dagelijks geraadpleegde documenten krijgen een veilige plek binnen het pand of worden gedigitaliseerd. De niet of nauwelijks gebruikte documenten worden verhuisd naar een externe locatie voor archiefopslag of worden veilig vernietigd.

Backfile scanning

We kunnen uw records omzetten in gemakkelijk toegankelijke en doorzoekbare digitale afbeeldingen. Op deze manier heeft u snel en gemakkelijk toegang tot al uw documenten.

Audits op en buiten uw locatie

Wanneer u uw documenten wilt inzien, bijvoorbeeld ten behoeve van een onderzoek of audit, kunnen we uw documenten op locatie laten inzien of veilig transporten naar een externe inzageruimte.

Migratie van actieve naar inactieve status

Wanneer uw actieve documenten weinig worden gebruikt of niet meer van direct belang zijn voor uw organisatie, kan de status van dit document worden omgezet naar inactief. Iron Mountain helpt u bij de juiste keuze en beslissingen rond de migratie.

Veilig vernietigen

Oude administratie vernietigen gebeurt altijd op een veilige manier. Wij bieden een veilige versnipperingmethode voor uw archiefvernietiging. Dit gebeurt wanneer de uiterste bewaardatum is verstreken en het moment is aangebroken dat de documenten mogen worden vernietigd.