Een doordacht programma voor uw archiefopslag houdt uw organisatie compliant en kostenefficiënt. Maar hoe kunt u uw kostbare vierkante meters vrijmaken?

Voor veel bedrijven is archiefbeheer niet veel meer dan dossiers wegstoppen in kasten op de afdeling, of misschien in de archiefruimte in de kelder. Van indexeren en opschonen van het archief is nauwelijks sprake. Iron Mountain zorgt voor een rendabele aanpak, waarbij er kostbare vierkante meters binnen uw bedrijf worden vrijgemaakt. Want deze ruimteverspilling neemt toe als de hoeveelheid informatie die uw bedrijf maakt blijft groeien.

Wanneer u uw informatiebeheerbeleid opstelt, overdenk dan de volgende stappen:

Stap 1: Verantwoordelijkheden vastleggen

Welke informatie moet bewaard worden en wat mag vernietigd worden? De eerste stap is het toewijzen van verantwoordelijkheden voor het bijhouden en het organiseren van gearchiveerde documenten. Want resultaat kan alleen worden geboekt als er een eigenaar is.

Stap 2: Een bewaarbeleid voor uw documenten opstellen

Een schema met relevante bewaartermijnen zorgt ervoor dat u goed in kaart kan brengen welke documenten niet langer nodig zijn en veilig vernietigd kunnen worden. Als tweede stap is het van belang dat er een bewaarbeleid wordt doorgevoerd dat voldoet aan interne richtlijnen en externe wet- en regelgeving, om zo het archief regelmatig op te schonen. Download de gids met bewaartermijnen.

Stap 3: Archief opschonen en herstructureren

Wanneer het bewaarbeleid duidelijk is, kunt u starten met het organiseren en archiveren van de papieren om uiteindelijk kosten en ruimte te besparen. Begin met hetgeen wat vernietigd mag worden. Als het een grote hoeveelheid is kan het handig zijn om een externe partij in te schakelen die alles in één keer veilig kan versnipperen. Daarna is het tijd om de actieve en minder actieve documenten van elkaar te scheiden. De dagelijks geraadpleegde documenten krijgen hierbij een veilige plek binnen het pand of worden gedigitaliseerd. De minder gebruikte of minder belangrijke documenten worden verhuisd naar een externe locatie voor archiefopslag.

Stap 4: Communiceren en trainen

Wanneer het document- en archiefbeheer goed georganiseerd is, wilt u dit natuurlijk graag zo houden. Het is van belang dat het beleid wordt gecommuniceerd met de medewerkers en dat nieuw personeel wordt getraind bij binnenkomst. De manier waarop uw organisatie omgaat met informatie, is een deel van uw bedrijfscultuur. Voor de medewerkers is het van belang dat zij begrijpen welke procedures er worden gevolgd en wat de consequenties zijn wanneer hiervan wordt afgeweken. Het uitdragen van een beleid begint aan de top van uw organisatie, de directie heeft hier een belangrijke verantwoordelijkheid in. U zult versteld staan van de ruimte die u heeft vrijgemaakt, wanneer de documenten opgeschoond, gesorteerd en gearchiveerd zijn. Een ruimte die kan worden ingezet voor waardevolle activiteiten.