Veilig en betrouwbaar archiefbeheer is van ongekend belang voor uw organisatie. Uw bedrijfsinformatie heeft namelijk een enorme potentiële waarde; het is uw belangrijkste sturingsmiddel en het moet te allen tijde bereikbaar én beveiligd zijn.

De opslag van uw bedrijfsinformatie hangt nauw samen met risico’s, kosten en beheeruitdagingen. Het is dus van essentieel belang dat uw archiefbeheer in goede handen is. Iron Mountain neemt u het beheer van uw documenten graag uit handen. We helpen u om stijgende opslagkosten, personeels- en administratieve kosten in de hand te houden en ondersteunen u bij het voldoen aan regelgeving. U bent bij ons aan het juiste adres voor een veilig en betrouwbaar archiefbeheer, zodat u zich geheel kunt richten op uw kernactiviteiten.

Archiefopslag

Bij Iron Mountain is veilig extern archiefbeheer van uw bedrijfsinformatie één van onze prioriteiten. Hiervoor hanteren we het volgende systeem: u pakt uw documenten in, wij halen ze op en transporteren ze naar onze veilige archiefopslagfaciliteit. Wanneer u ze weer nodig hebt, krijgt u ze van ons terug. Zo eenvoudig is uw externe archiefopslag bij Iron Mountain geregeld!

Dynamisch archiefbeheer

Bent u in het bezit van actieve documenten die u regelmatig dient op te vragen? Ook deze documenten kunnen eenvoudig en veilig bij ons worden opgeslagen. Dankzij ons dynamische archief zijn we in staat om op elk gewenst moment uw opgeslagen document of dossier fysiek of digitaal aan u te leveren.

Scannen en digitaliseren

Ook uw administratie digitaliseren is voor Iron Mountain geen probleem. Wij werken met een digitaal archief dat de toegankelijkheid van uw bestanden waarborgt en tegelijkertijd een drastische afname van conversiekosten oplevert. Dit doen we door bij de digitalisering selectief te scannen, waarbij we rekening houden met het type document, de bewaartermijn en hoe vaak u het document nodig hebt.

Speciale projecten

Extern archiefbeheer is bij Iron Mountain meer dan alleen het bieden van een veilige opslagplaats voor uw bedrijfsinformatie. Onze deskundigen helpen u namelijk ook graag met uw documentmanagement en informatiebeheer. Heeft u te maken met projecten als classificatie, indexering, opschoning, vernietiging of archiefverhuizing? Schakel ons dan gerust in voor het management van uw documenten.

Veilige vernietiging

Bij datavernietiging is het van belang dat dit op een veilige en vertrouwelijke manier gebeurt. Wij bekijken samen met u welke documenten niet meer nodig zijn en zorgen ervoor dat we uw archief zorgvuldig vernietigen.

Uw documentenbeheer in deskundige en betrouwbare handen

Onze alomvattende aanpak van uw archiefbeheer, informatiebeheer en document management brengt diverse voordelen voor u met zich mee:

  • Duidelijkheid over de regelgeving waaraan u moet voldoen en wat dit voor u betekent.
  • Verbetering van de efficiency van uw documentenbeheer.
  • Verlaging van administratieve kosten en eDiscovery-kosten.
  • Betere controle over bedrijfskritieke documenten.

Wij stellen uw fysieke en elektronische documenten proactief veilig met een uitgebreid records management programma. Kiest u voor Iron Mountain als uw externe archiefbeheerder, dan waarborgt u compliance, loopt u geen onnodig risico en houdt u grip op de kosten.