Het eenvoudig delen van informatie, geautomatiseerde bedrijfsprocessen, documenten die onmiddellijk beschikbaar zijn voor iedereen die ze nodig heeft, afnemende kosten en toenemende efficiëntie: het zijn enkele voordelen die het scannen van documenten – of beter gezegd, imaging – met zich meebrengt. Kortom: documenten digitaliseren biedt bedrijven de mogelijkheid om op een totaal nieuwe manier te werken.

Het is dan ook geen wonder dat veel organisaties haast maken met het digitaliseren van hun documenten. Maar juist dat verlangen om haast te maken zorgt voor veel valkuilen bij digitalisering. Met de volgende do’s en don’ts helpen we u op weg naar het uiteindelijke doel: een papierloos (of papierarm) kantoor. Zonder dat u daarbij bochten afsnijdt om de kortste route naar de eindbestemming te nemen.

Proces- of documentgericht?

Procesgericht. Digitaliseren is geen doel op zichzelf, maar een middel om een doel te bereiken. ‘Het papierloze kantoor’ is dan ook een misleidende term. Het is documentgericht en leidt daardoor tot denkfouten. Het propageert een digitale eenheidsworstoplossing, namelijk dat alle documenten digitaal beschikbaar moeten worden en alle papieren versnipperd kunnen worden. Echter zijn het de werkprocessen die moeten bepalen of informatie fysiek of digitaal beschikbaar moet zijn. Informatie is namelijk de grondstof voor deze werkprocessen.

Consensus of slagvaardigheid?

Consensus. Voor een geslaagde digitalisering van documenten is steun van uw personeel van cruciaal belang. Betrek alle gebruikers daarom vanaf het allereerste begin bij het proces, zodat u zorgt voor draagvlak en betrokkenheid creëert. Op de werkvloer aan consensus bouwen kost tijd, maar zal u ongetwijfeld helpen in de digitalisering.

Beginnen met compliance of later inbouwen?

Beginnen met compliance. De regelgeving van externe instanties waaraan organisaties zich verplicht moeten houden, wordt steeds uitgebreider en complexer. Het is voor een bedrijf aanlokkelijk om naleving van deze regelgeving te beschouwen als iets dat buiten de bedrijfsprocessen valt. Juist daarom moet er al in de eerste fase geborgd worden dat aan compliance eisen wordt voldaan.

Digitaliseren waar nodig of alles in één keer?

Digitaliseren waar nodig. Het lijkt logisch: alle documenten digitaliseren voor een papierloos kantoor. Toch is dat wat u precies niét moet doen. Digitaliseer alleen wanneer nodig. In de praktijk betekent dat dat nieuwe, inkomende documenten meteen worden gescand. Bestaande documenten die veel worden geraadpleegd, worden als bulk gescand. Documenten uit archieven waarvan slechts een klein percentage wordt opgevraagd, worden pas gescand als ze daadwerkelijk worden opgevraagd.

Wie bepalen de metadata: gebruikers of deskundigen?

Gebruikers. De mensen die dagelijks documenten zoeken, weten als geen ander dat tags, labels en andere vormen van metadata essentieel zijn om snel de juiste documenten te vinden. Daarom moeten gebruikers de metadata definiëren. Natuurlijk onder begeleiding van deskundigen, maar laat de deskundigen het vooral niet overnemen.