Hoelang kan uw organisatie doorwerken na een gebeurtenis die een aanzienlijk dataverlies veroorzaakt? Er hoeft geen spectaculaire ramp te ontstaan om de continuïteit van een bedrijf in gevaar te brengen. Want een ongeluk schuilt soms letterlijk in een klein hoekje.

Digitaliseren is een middel! En geen doel op zich.

Klanten komen vaak bij ons met de vraag ‘kunt u ons hele archief scannen en digitaliseren?’ In de praktijk blijkt dit zelden de meest kosteneffectieve benadering te zijn. Na analyse van de archieven blijkt vaak dat een deel van het archief niet langer nodig is en daarom vernietigd kan worden, een ander deel blijkt inactieve documenten te betreffen (statisch archief) en een relatief klein deel bestaat uit veelgebruikte documenten (dynamisch archief).

Hieronder geven wij enkele overwegingen om tot een kosteneffectieve benadering te komen:

Dynamische vs. statische dossiers

Dynamische dossiers worden vroeg of laat in het dagelijks werk geraadpleegd of bewerkt. Digitalisering ervan is dan een logische keuze waarbij het tempo aangepast kan worden aan het moment dat het betreffende dossier wordt opgevraagd. Van statische dossiers weet u juist zeker dat alleen een kleine minderheid ooit nog geraadpleegd wordt. Maar u weet niet welke dossiers dat zullen zijn. Het is daarom wenselijk om statische dossiers pas te digitaliseren als ze ook daadwerkelijk worden opgevraagd (image on demand).

Kosten van scannen vs. fysiek opslaan

Bij de keuze om papieren dossiers wel of niet te digitaliseren spelen de kosten van scannen een rol. Deze worden afgewogen tegenover het bewaren van papier. De kosten van het scannen van een meter archief is ongeveer evenveel als diezelfde meter twintig jaar op een veilige externe locatie opslaan. Het kan daarom verstandig zijn om een papieren archief dat nog maar een paar jaar bewaard hoeft te worden niet te digitaliseren. Of u laat het gewoon weglopen via de oude werkprocessen, of u digitaliseert een document pas als het aan de orde is.

Dit stelt een organisatie in staat om informatie stapsgewijs digitaal toegankelijk te maken. Eerst blijven statische dossiers in papieren vorm bewaard en ze worden pas gescand als ze opgevraagd worden. Nieuwe dossiers worden wel direct gescand en in het elektronische systeem opgenomen. Een volgende stap is het digitaliseren van een selectie van essentiële dossiers uit het verleden. Zo bespaart de organisatie veel geld terwijl het functioneel volledig gedigitaliseerd is.

Hulp bij uw digitaliseringtraject

Digitaal informatiebeheer is de toekomst, maar een digitaliseringtraject kan een lastig proces zijn. Des te meer redenen om deskundige hulp in te schakelen. Deskundige hulp als een betrouwbare partner die u kan adviseren over de mogelijkheden. Digitaliseren moet dus niet tot beleid worden verheven, daar moet u eerst goed over nadenken.