Bedrijven hebben tegenwoordig grote papieren archieven met documenten die ze voor hun bedrijfsvoering moeten bewaren. Daarnaast moeten er documenten bewaard worden in verband met de wettelijk voorgeschreven bewaartermijnen. Andere manieren van werken waarbij snel en efficiënt de sleutel is, worden telkens van groter belang en veel nieuwe informatie wordt elektronisch aangemaakt. Document imaging is voor bedrijven een noodzakelijke technologie die structuur aanbrengt aan onbeheerde informatie. Door het digitaliseren verlopen processen efficiënter en worden werknemers productiever.

Een volledige documentatie door digitalisering

De hoeveelheid ongestructureerde data neemt in veel bedrijven explosief toe. Hierbij kunt u denken aan gescande documenten, e-mail, elektronische bestanden, XML en vele andere bestandsformaten. De uitdaging waar bedrijven voor staan is om de bestaande archieven samen te voegen met de nieuwe informatie, zodat de toegang tot de volledige documentatie kan worden versneld. Iron Mountain helpt u bij deze digitalisering

Versnellen van uw bedrijfsprocessen door digitalisatie

Met diensten voor digitalisatie en imaging kunnen organisaties al hun papieren archieven in een digitale indeling omzetten. De gedigitaliseerde documenten kunnen dan worden geüpload naar de bestaande content managementsystemen of naar Iron Mountain Connect™. Iron Mountain Connect™ is een online portal dat u volledige controle geeft over het beheer van uw documenten. Het biedt instrumenten die nodig zijn voor implementatie en beheer van een uitgebreid Compliant Records Management-programma. Door het digitaliseren van de administratie versnelt u dus ook uw bedrijfsprocessen. Bovendien is dit elektronisch archief 24 uur per dag, 7 dagen per week beschikbaar. De digitale bestanden zijn dan gemakkelijker doorzoekbaar en kunnen snel worden opgehaald. U kunt in het digitale archief snel documenten terug vinden aan de hand van kenmerken zoals auteur, naam, omschrijving, datum, categorie of status. Daarnaast is er een volledig logboek beschikbaar van gebruikers die documenten hebben opgevraagd en ontvangen. Gebruikersmachtigingen bepalen welke documenten door wie kunnen worden opgevraagd.

Overal toegang tot uw digitale documenten

Wanneer uw archief is gedigitaliseerd, heeft u overal en altijd toegang tot uw gescande documenten. Als het archief eenmaal is ingericht, blijft het met minimale inspanning actueel. Uw archief is altijd en vanaf elke locatie toegankelijk. Iron Mountain helpt u om uw belangrijke gegevens veilig en overzichtelijk geordend te bewaren. Wanneer uw archief duidelijk en logisch is ingedeeld, kunt u makkelijk en snel overal bij uw digitale documenten. Wij bieden best practices voor de beveiliging van de documenten en de toegang tot deze documenten, zodat u altijd snel en veilig bij al uw bestanden kunt.