Vaak wordt gedacht dat een back-up een soort archief is. Er is veel verwarring over het verschil tussen deze twee begrippen, zo beschouwen vele organisaties de jaar-back-up als het archief. Deze beschouwing is onterecht. Het is van belang om het verschil tussen een back-up en een data archief te kennen. We lichten beide begrippen toe.

Wat is een back-up?

Een back-up is een reservekopie die gebruikt wordt om in het geval van een calamiteit de verloren gegevens zo snel mogelijk terug te zetten. De kans dat de gegevens die u veilig wilt bewaren veranderen, is groot. Het is daarom van belang dat er regelmatig een back-up wordt gemaakt van deze gegevens. Een back-up van data is niet meer dan een periodiek genomen snapshot van actieve data. Als er geen calamiteit optreedt, hoeft een back-up nooit terug gelezen te worden.

Wat is een archief?

Archiveren betekent het gestructureerd opslaan van uw gegevens. Data archivering is de lange termijn opslag van niet vaak geraadpleegde bestanden. Deze gegevens veranderen niet meer, maar zijn wel van waarde voor uw organisatie en moeten dus bewaard blijven. De data in dit archief wordt niet elke dag geraadpleegd, maar moet wel op verzoek snel en gemakkelijk benaderbaar zijn. Een data archief bevat originele gegevens, bij een back-up is dit niet het geval. Wanneer u uw archief verliest, betekent het ook dat u de originele data bent verloren.

Archiveren is belangrijk voor uw organisatie, dit heeft verschillende redenen:

  • Juridische redenen: De wet- en regelgeving schrijft voor veel type documenten en informatie een maximale en minimale wettelijke bewaartermijn voor. Zoals bijvoorbeeld de boekhouding, u bent verplicht om deze 7 jaar te bewaren. Over deze juridische redenen wordt later meer verteld;
  • Beleidsmatige redenen: In het archief zit de kennis van de organisatie. Een deel van deze kennis wordt gebruikt voor de dagelijkse bedrijfsvoering. U kunt bijvoorbeeld denken aan werkinstructies en rapportages;
  • Historische redenen: In het data archief zit de hele geschiedenis van uw organisaties. Of u nu een commercieel bedrijf hebt of voor een overheidsinstelling werkt, een deel van het archief is belangrijk voor analyse en onderzoek of heeft misschien wel historische waarde;
  • Financiële redenen: Data die helemaal niet meer verandert, wordt toch in elke full back-up meegenomen. Zo verzamel je vele kopieën van dezelfde data. Wanneer u deze data in uw archief stopt, verkleint u de back-up. Dit vermindert tijd en kosten voor back-up en herstel.

Juridische redenen om te archiveren

Er zijn verschillende juridische redenen om te archiveren. Dit heeft voornamelijk te maken met de wettelijke bewaartermijn. Data die om juridische redenen moet worden bewaard in een archief, moet altijd aan een aantal voorwaarden voldoen:

  • De data mag niet meer gewijzigd worden;
  • Een aantoonbare gesloten bewaarketen/controlespoor moet op aanvraag kunnen worden overlegd, dit wordt ook wel een audit trail genoemd;
  • De data moet gedurende de wettelijke bewaartermijn leesbaar zijn. Dit stelt eisen aan het beheer van de datadrager en de technologie die nodig is om de data te lezen;
  • Na het verstrijken van de wettelijke bewaartermijn mag de data in het archief worden verwijderd, in sommige gevallen is dit zelfs verplicht.