Vertrouw niet op de back-up, maar controleer hem

Onderwerpen: Data back-up en archivering

De illusie van veiligheid, maakt ons slordig

Back-up-strategieën zijn een volwassen IT-activiteit geworden. In een natuurlijke reflex maakt dat medewerkers gelijk ook slordiger bij het bewaren van documenten. Maar het is een te makkelijke aanname dat we op IT kunnen rekenen om onze verdwenen gegevens te herstellen. We verdringen graag hoe onbetrouwbaar een back-up kan zijn en hoe kwetsbaar tapes en schijven zijn wanneer die niet goed worden bewaard. Informatiemanager Iron Mountain heeft er onderzoek naar gedaan, en adviseert.

-Door Iron Mountain, Jeroen Strik, managing director Benelux

Dialogue Box

Veel bedrijven hebben inmiddels redelijk geavanceerde, hybride opslagprocedures in het leven geroepen, metinzet van gecombineerde middelen als tape en schijf; op eigen servers en in de cloud. Dat wekt het vertrouwen dat onze gegevens een veilig tweede leven leiden, waar we op kunnen terugvallen als medewerkers bestanden niet hebben opgeslagen; het verkeerde bestand hebben overschreven; of bestanden hebben verwijderd.

Iron Mountain heeft er kwalitatief onderzoek naar gedaan en diepte-interviews gehouden met senior IT professionals in Nederland, Frankrijk, Duitsland, Spanje en het Verenigd Koninkrijk1. We ontdekten dat medewerkers op de onderzochte afdelingen HR, financiën, marketing en verkoop, en IT-ers zelf, een zorgeloze en ongestructureerde manier van het bewaren en benoemen van documenten hebben ontwikkeld. Bij problemen pakken ze de telefoon en vragen IT om terug te vinden wat er verloren is gegaan.

Backup-blunder 1

Dat grote vertrouwen in de back-up, is lang niet altijd gerechtvaardigd. Backup-blunder nummer één is dat bedrijven hun back-ups instellen en verder vergeten; en informatie opslaan op tape of schijf en die nooit controleren. Onderzoek laat zien dat 34% van de bedrijven zijn back-ups nooit test. Van de bedrijven die dat wel doen, ontdekte 77% fouten in hun tape-back-ups – wat een hoog risicopercentage in de aanpak en werkwijze aantoont2.´´Een andere veelvoorkomende fout is dat backup-tapes en –schijven onder verkeerde omstandigheden worden bewaard wat betreft temperatuur en luchtvochtigheid, wat op den duur leidt tot vermindering van de data-kwaliteit.

Error – file not found

Medewerkers zien IT en de back-up-diensten als een waardevol veiligheidsnet en rekenen zich rijk door gelijk tijdswinst en gemak te pakken. Hybride back-up ís ook een sprong voorwaarts, en het klinkt eigentijds en geavanceerd om clouddiensten te combineren met eigen opslag op tape en schijf. Maar de schrik is groot wanneer de zandloper in beeld blijft, de errors in beeld verschijnen, bestanden van verleden maand zijn, of de bedrijfs-backup maar 128Kb blijkt te beslaan. Met de back-up is het als met het rookalarm: hij verdient onze voortdurende aandacht.

Diversiteit in Informatie

Iron Mountain raadt bedrijven flexibele en hybride backup-procedures aan die maximale veiligheid bieden ook bij een beperkte begroting. Uitgangsprincipe is dat niet alle informatie gelijkwaardig is:

  • de eigen server is bijvoorbeeld het meest geschikt voor actuele informatie die in gebruik, essentieel en vertrouwelijk is
  • de cloud is beter geschikt voor minder essentiële gegevens en slapende dossiers
  • tape-backups en backup-schijven op externe, beveiligde en vertrouwde locatie met klimaatbeheersing, zijn beter geschikt:
    • voor archiefdoeleinden, om te voldoen aan verplichtingen,
    • als extra verdedigingslinie voor intellectuele eigendommen,
    • als dubbele zekerheid voor de actuele back-ups in eigen huis.

De back-up is een tweede of derde kopie voor veiligheidsdoeleinden en de laatste verdedigingslinie. De back-up-strategie en -procedures moeten regelmatig worden getest en vergezeld gaan van maatregelen die het eerste verlies van gegevens door medewerkers tegen gaan.

Discipline

Fouten en ongelukken van medewerkers, zijn het resultaat van hooggespannen verwachtingen in combinatie met een gebrek aan IT-vaardigheden. De collega´s verdienen steun en aandacht om hun bestanden beter te benoemen en goed te bewaren. Een volwassen documentbeheerplatform met versiebeheer, is een geode volgende stap, alsook het opzetten van een centrale plaats waar mensen hun eigen documenten kunnen terugzoeken. Het is allemaal beschikbaar, maar het geheel aan uitgebalanceerde maatregelen verdient meer aandacht, om gegevensverlies ook daadwerkelijk te voorkomen en onverhoopte fouten te kunnen herstellen.

Iron Mountain, Jeroen Strik, managing director Benelux

1 Opinion Matters for Iron Mountain, April 2014. Ten interviews were conducted with IT professionals in each of the UK, France, Germany, Spain and The Netherlands, representing the manufacturing, healthcare, telecommunications, financial services, professional services, hospitality, media and broadcasting, advertising, retail and software sectors, with between 50 and 10,000 employees.

2. https://www.bostoncomputing.net/consultation/databackup/statistics/