De levenscyclus van verouderde data: Van migratie en herstel naar vernietiging

Onderwerpen: Data back-up en archivering

U heeft waarschijnlijk wel gemerkt dat uw bedrijfskritische gegevens in de loop der tijd minder bedrijfskritisch worden. Maar dat betekent niet dat u uw verouderde gegevens zomaar kan wegdoen wanneer het u uitkomt. Overheids- en brancheregels en voorschriften verplichten u om bepaalde typen data te archiveren om bepaalde soorten gegevens te archiveren - in sommige gevallen meerdere jaren. Het is uw verantwoordelijkheid om een datamigratieplan op te stellen voor uw bedrijf.

Het is uw verantwoordelijkheid om een datamigratieplan op te stellen voor uw bedrijf.

Een doorsnee plan stuurt uw gegevens naar een archief, waarna het direct verouderde gegevens worden. Indien u de gegevens weer nodig heeft, moet u uw gegevensherstelplan activeren. Wanneer op tape opgeslagen verouderde gegevens het einde van hun levensduur bereiken, biedt een uitgebreid elektronisch recyclingprogramma een veilige en milieuvriendelijke manier om deze definitief te verwijderen.

Gegevensmigratie en -herstelplannen kunnen uw interne projecten belemmeren. Denk aan de kosten en last die het onderhoud van meerdere tapesystemen met zich meebrengt als deze allemaal intern bewaard worden omdat uw verouderde gegevens op aanvraag in elk format te raadplegen moeten zijn. Het inschakelen van deskundige hulp voor uw organisatie is eenvoudiger en kosteneffectiever.

Maar dat betekent niet dat u uw verouderde gegevens zomaar kan wegdoen wanneer het u uitkomt.

Gegevensmigratiestrategieën: Verplaatsing

Uw bedrijf kan de risico's, uitdagingen en kosten die komen kijken bij een verouderde opslaginfrastructuur beperken door gegevensarchieven die op tape opgeslagen zijn te migreren naar een externe tape-opslag.

De risico’s, uitdagingen en kosten die het onderhoud van een verouderde opslaginfrastructuur met zich meebrengen, kan uw bedrijf verminderen. Simpelweg door data archieven die opgeslagen zijn op tape, te migreren naar externe tape opslag. Hiermee wordt de verantwoordelijkheid voor de permanente bescherming van uw archieven, verlegd naar een betrouwbare leverancier een volledige, gedocumenteerde controleketen kan opzetten en handhaven, inclusief gegevensversleuteling, transport en opslag.

Stelt u zich de vrijheid en besparingen zich eens voor als uw IT-team niet meer hoeft te worstelen met het onderhoud van grotendeels overbodige systemen. Eindelijk kunnen ze zich volledig richten op innovatie die de toekomst van uw bedrijf verder brengt en aanstuurt.

Gegevensherstelstrategieën: On-demand toegang

Uw archieven het pand uitsturen is niet hetzelfde als er afscheid van nemen. Wie weet hoe vaak u die gegevens nodig heeft om vragen van regelgevers of juristen te beantwoorden? Wanneer u zo'n vraag krijgt, heeft u snel toegang nodig tot uw gearchiveerde gegevens.

Het ligt misschien niet voor de hand, maar toch wordt gegevensherstel efficiënter als uw archieven op extern zijn opgeslagen en beheerd door een opslagleverancier. Als u gegevens nodig heeft, dient u simpelweg een verzoek in. Uw leverancier van gegevensopslag bezorgt u dan direct de gegevens, op versleutelde gegevensdragers.

Gezien deze hoge toegangs- en beveiligingsniveaus kan uw organisatie:

  • Uw verouderde tape-omgeving ontmantelen
  • Silo's met catalogusgegevens op tape samenvoegen
  • Vooruitgang boeken met een extern beheerprogramma

Zodra deze stappen zijn afgerond, zult u merken dat de doorlooptijd voor gegevensherstel net zo kort, of zelfs korter is dan uw huidige interne proces. Bijkomend voordeel is dag de kosten van een externe service op abonnementsbasis beter voorspelbaar zijn, dan de overhead die het onderhoud van interne, verouderde systemen met zich meebrengt.

Verwijderingsstrategieën IT-middelen: Als het tijd is om afscheid te nemen

Iedereen die op een kantoor werkt, weet dat oude technologie niet gewoon stilletjes verdwijnt. Technologie zeurt nog vaak irritant lang door, vooral daar waar het het meest onhandig is, voordat het echt verdwijnt. Maar wie haalt deze activa weg en waar gaan ze heen? Hoe zorgt u ervoor dat 'live' gegevens niet in de verkeerde handen vallen, of dat potentieel schadelijke componenten niet belanden op een vuilnisbelt of in een drinkwatervoorziening?

Wanneer u uw archieven niet langer hoeft te bewaren, moet u deze volgens de wet op dusdanige wijze vernietigen, dat zij nooit voor iemand een veiligheidsrisico kunnen vormen. Daarom bestaat er een proces voor de veilige vernietiging en recycling van gegevensdragers en IT-middelen. U kunt gewoon niet riskeren dat beschermde gegevens in de verkeerde handen vallen of dat u een boete krijgt voor gegevensmisbruik.

Een speciaal bevoegd team van deskundigen kan gegevens zowel onsite, offsite, op grote schaal of tape voor tape volledig fysiek vernietigen of demagnetiseren. Zodra de vernietiging is afgerond, hoort u van de aanbieder van de verwijderingsservice een certificaat van vernietiging ontvangen als bewijst dat u voldoet aan de regelgeving.

Denk aan uw uitdagingen op het gebied van databeheer wat betreft de levenscyclus van gegevens. Als u het identificeren van de veiligste en meest kostenefficiënte processen voor gegevensmigratie, -herstel en -vernietiging overlaat aan een betrouwbare leverancier, kan uw IT-team zich helemaal richten op nieuwe bedrijfsdoelstellingen.

Wilt u de werking van de datalevenscyclus zien? Bekijk de infographic:Beheer uw gegevens: Belangrijke stappen in de levenscyclus van informatie.

Neem contact met ons op en vraag vrijblijvend een offerte aan voor uw bedrijf.