De Consequenties van Data Hamsteren

Onderwerpen: Data Management | Archiefbeheer | Risicobeheer | Compliancy

Het bewaren van data is tegenwoordig eenvoudig en goedkoop. Echter, het brengt ook aanzienlijke juridische risico's met zich mee. Een goed databeheerbeleid kan de druk rond dataopslag verlichten en tevens leiden tot een gedegen strategie voor het beheren van de levenscyclus van data.

Opslagkosten zijn in de afgelopen tien jaar gekanteld: het is inmiddels voor organisaties veel goedkoper en makkelijker om data te bewaren dan om ze weg te gooien. Deze technologische ontwikkeling versnelt zienderogen. De kosten van disk opslag zijn met meer dan 90% gedaald(van € 1,05 in 2005 naar minder dan 2 cent in 2016). Daar komt bij dat cloudproviders de data bewaardrang nog eens extra aanwakkeren aan door grote hoeveelheden opslagruimte beschikbaar te stellen tegen zeer lage prijzen.

Het laat zich makkelijk raden hoe men hierop reageert. Zoals bijvoorbeeld blijkt uit een nieuwe enquête van Veritas, waarin meer dan 10.000 office proffesionals en IT decision-makers over de hele wereld ondervraagd zijn: daarin geeft maar liefst 82% toe een datahamsteraar te zijn. Maar vooral alarmerend is de bevinding dat driekwart van de ondervraagden aangeeft dat het daarbij gaat om data die schadelijk kan zijn voor hun organisatie. De voorbeelden die ze noemen variëren van niet-versleutelde personeelsdossiers en sollicitaties op banen bij andere bedrijven, tot bedrijfsgeheimen en gênante, pijnlijke correspondentie die betrokkenen in ernstige verlegenheid kunnen brengen.

Dat is geen verrassing. Het opschonen van bestanden is niemands favoriete bezigheid. Sterker nog, bijna de helft van de office professionals liet weten -als antwoord op een grappig dilemma dat in het onderzoek werd opgeworpen waarbij gekozen moest worden uit verschillende vreemde scenario's- dat ze nog liever al hun kleren weggooien of drie maanden lang in het weekend werken, dan hun digitale files uitmesten. Deze weerzin tegen informatie opschonen, kent verschillende redenen. Maar voor het merendeel telt met name de vrees om informatie weg te gooien later toch nodig blijkt te zijn (47%), en de onzekerheid over welke bestanden te verwijderen (43%).

Data hamsteren is geen kwestie om zomaar terzijde te schuiven. Het kan ernstige consequenties hebben voor het bedrijf, zoals:

Risico's op vlak van wet- en regelgeving – In de meeste regels en voorschriften is de bewaartermijn van data vastgelegd. Informatie langer bewaren dan de voorgeschreven termijnen, levert bedrijven in geen enkel opzicht voordeel op. Integendeel zelfs. Zo kan bijvoorbeeld uw oude data ontdekt worden tijdens handhavingsacties vanuit de wetgever of regelgever, ook al is uw bedrijf niet het doelwit. Bijvoorbeeld: een werknemer die verwikkeld is in een rechtszaak over discriminatie op de werkvloer, zou van diens voormalig werkgevers kunnen eisen om de personeelsdossiers vrij te geven. Op die manier komt uw oude data bovendrijven. Zo raakt u niet alleen betrokken in het juridische geschil van iemand anders, maar kost het terugvinden en herstellen van data u bovendien extra tijd en geld.

Veiligheid – Cybercriminelen zijn zeer bedreven om waarde te halen uit alles wat ze stelen. Dit hebben recente, spraakmakende incidenten wel duidelijk gemaakt. Oude e-mails, gênante foto's en informatie over schadevergoedingen en afkoopsommen worden misbruikt om slachtoffers af te persen, medewerkers publiekelijk belachelijk te maken en de organisatie reputatieschade toe te brengen. Afgezien van de eisen vanuit de regelgeving, is er geen enkele reden om data te bewaren die gebruikt kan worden tegen het bedrijf of diens medewerkers.

Kosten – De auteurs van bovengenoemd onderzoek schatten dat de (vermijdbare) opslag- en beheerskosten die voortkomen uit mager uitgevoerde data opschoning, in 2020 op € 835 miljard wereldwijd gaan neerkomen. De hoeveelheid data die organisaties voortbrengen en bewaren zal -zo voorspelt Data Corp.- het komende decennium ieder jaar verdubbelen. De prijzen van opslagmedia mogen dan wel laag zijn, de kosten van medewerkers om al die informatie te beheren, nemen alleen maar toe. Onnodige data kost geld.

Toegang – Het snel kunnen ophalen van informatie is essentieel voor bijna ieder bedrijf in deze tijden van digitale transformatie. Bedrijven willen de klantbeleving personaliseren. Onmiddellijke toegang tot alle informatie over iedere klant is dus noodzakelijk. Achterhaalde of irrelevante informatie hoort dan ook beslist niet thuis in de noodzakelijke operationele data: dat werkt alleen maar vertraging, verwarring en fouten in de hand.

Een goed databeheerbeleid kan de druk rond dataopslag verlichten en tevens leiden tot een gedegen strategie voor het beheren van de levenscyclus van data.

Zo kunnen tags bij informatie toegekend worden op waarde, gevoeligheid, bewaartermijnen en andere factoren. Vervolgens kan de informatie door beheertools automatisch opgeslagen worden op de juiste locatie, en verwijderd worden indien het niet langer nodig is. Een ervaren informatiebeheer leverancier met brede expertise in meerdere branches kan dit proces pijnloos realiseren, en ervoor zorgen dat data hamsteren geen aansprakelijkheidskwestie wordt.

Heeft u vragen over archief- en informatiebeheer? Lees dan meer over dit onderwerp in het Knowledge center, of neem contact op met Iron Mountain's Information Management team. U wordt dan gekoppeld aan een ervaren product en service specialist die op uw specifieke uitdagingen in kan gaan.