Informatiebeheer en de toegevoegde waarde van een informatiebeleid

De primaire focus van informatiebeheer heeft altijd gelegen bij het verminderen van bedrijfsrisico's. Maar inmiddels is er voor informatie-professionals veel veranderd, namelijk de mate waarin informatiebeleid daaraan extra waarde kan toevoegen.

De primaire focus van informatiebeheer heeft altijd gelegen bij het verminderen van bedrijfsrisico's. Maar inmiddels is er voor informatie-professionals veel veranderd, namelijk de mate waarin informatiebeleid daaraan extra waarde kan toevoegen. Traditiegetrouw is de inzet van informatiebeheer vooral gericht op het beperken van bedrijfsrisico's. Daarom valt het meestal onder de afdelingen risicobeheersing en compliance of juridische compliance, of onder andere op risico gerichte afdelingen.

Informatiebeheer en informatiebeleid
Informatiebeleid wordt door sommige mensen gezien als slechts een nieuwe term voor Informatiebeheer. Maar er zijn wel degelijk verschillen. Eén van de belangrijkste is dat informatiebeleid meer inzicht en waarde oplevert voor de organisatie. In het jaarlijkse rapport Information Governance Initiative 2014 gaf 92% van de respondenten aan risico en waarde bij informatiebeleid te zien als twee gelijkwaardige factoren die onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. Dat geldt niet voor Informatiebeheer.

E-discovery, Informatiebeheer en Informatiebeleid
Evenmin is informatiebeleid slechts een combinatie van Informatiebeheer en e-discovery. Informatiebeleid is de paraplu waaronder Informatiebeheer en e-discovery vallen, samen met beveiliging, compliance, databeheer, risicobeheersing, privacy, business intelligence, en zelfs data science. Het coördineren van al deze rollen en activiteiten -met andere woorden, het samenbrengen van de mensen, beleidslijnen, processen en technologieën-, is nu precies wat informatiebeleid uniek maakt als concept, markt en model.

Tegengestelde krachten
Waarde toevoegen en risico's beperken lijken niet samen te kunnen gaan. In sommige gevallen is dat ook zo. Echter, informatiebeleid leidt tot de mogelijkheid om risico versus waarde voor een bedrijf met elkaar in balans te brengen. Informatiebeheer aan de andere kant, richt zich puur en alleen op risicobeheersing en andere aanverwante onderdelen binnen de organisatie zoals business intelligence en data science. Omdat informatiebeleid zich exclusief focust op het toevoegen van waarde, kan de kloof overbrugd worden. Informatiebeleid maakt namelijk de opstart noodzakelijk van een dialoog over risicotolerantie en de potentiële waarde van informatie.

Het is niet ongebruikelijk dat individuele rollen of afdelingen een tegengestelde opvatting hebben over de waarde en het risico van informatie. Het bedrijf moet een acceptabel risiconiveau vaststellen als tegenhanger voor de potentiële waarde van informatie.

Bij regulier Informatiebeheer is het bijvoorbeeld gebruikelijk om een zeven jaar oude spreadsheet met daarin de verkoopcijfers van een specifiek product uitgesplitst per verkooplocatie waar het item is verkocht, te verwijderen. Maar wanneer de daadwerkelijke inhoud van de spreadsheet geen groot risico vormt, kan het met het oog op het vaststellen van lange termijn trends juist waardevol zijn om de spreadsheet wel te bewaren. Binnen veel organisaties zal dit idee als godslastering worden opgevat: het bewaren van een spreadsheet is immers tegenstrijdig de goede gebruiken van documentenbeheer. Maar wat er werkelijk toe doet is, afhankelijk van het risicotolerantie niveau van het bedrijf, datgene waar het bedrijf werkelijk het meeste baat bij heeft.

Waar is de organisatie mee gebaat?

Informatiebeheer en informatiebeleid zijn in het leven geroepen om bij te dragen aan de wensen en behoeften van organisaties. Sommige mensen vinden het hoog tijd dat Informatiebeheer evolueert naar informatiebeleid. Dat zou zowel waarde als risicobeperking opleveren, en tegelijkertijd een niveau van expertise rond informatiebeheer behouden en brengen, iets waaraan bedrijven altijd een sterke behoefte blijven houden. Precies hierin schuilt de toegevoegde waarde van informatiebeleid voor zowel bedrijf als Informatiebeheerder. De verschuiving van risico naar zowel risico als waarde, kan een uitdaging zijn. Maar die bedrijven en mensen die staat blijken de ommekeer te maken, zullen daarvan de vruchten plukken.

Heeft u vragen over archief- en informatiebeheer? Lees dan meer over dit onderwerp in het Knowledge center, of neem contact op met Iron Mountain's Information Management team. U wordt dan gekoppeld aan een ervaren product en service specialist die op uw specifieke uitdagingen in kan gaan.