Dataherstel: Hoe houdt u oude data beschikbaar?

Onderwerpen: Compliancy | Kostenbesparing | Data back-up en archivering | Data Management | Data Management | Disaster Recovery | Externe tape opslag | Archiefbeheer uitbesteden | Archiefbeheer | Risicobeheer

Welk deel van uw IT-budget wordt besteed aan het onderhouden van verouderde systemen om toegang tot oudere data te behouden? Ontdek hoe een meer flexibele en relevante archiveringsstrategie onbeperkte toegang tot die belangrijke informatie mogelijk maakt.

Stelt u zich eens voor dat u verouderde data kunt opslaan, organiseren en openen, ongeacht het systeem waarop ze zijn aangemaakt? Dat kan, mits u een doordachte archiveringsstrategie ontwikkelt voor dataherstel.

Uw verouderde systemen hebben hun werk er op zitten, dus u zou ze een rustig pensioen gunnen. Maar dat gaat niet: in de loop van de tijd hebben ze immers behoorlijk wat bedrijf kritische data verzameld. Maar het is net als met de financiële administratie die u vroeger stalde op floppy's (weet u nog!): juist als u de informatie dringend nodig heeft, kunt u er niet bij omdat de benodigde apparatuur er niet meer is.

Een dergelijk gebrek aan toegang vormt een probleem. Veel typen data moeten immers direct beschikbaar zijn in het geval van een juridisch geschil of een audit. De vraag is dus: onderhoudt u oude hardware (ten koste van financiële IT middelen en zelfs fysieke ruimte) alleen omwille van het behoud van toegang tot oude data? Onderhoud van verouderde systemen kan uw IT-budget opslokken, en zelfs de integriteit aantasten van data die u mogelijk nodig heeft voor:

  • Herstel van de operatie na een ramp of storing
  • Tijdige en adequate respons op audits en inzageverzoeken
  • Behouden en aantonen van compliance

Stelt u zich eens voor dat u die data kunt opslaan, organiseren en openen, ongeacht het systeem waarop ze zijn aangemaakt? Dat kan, mits u een doordachte archiveringsstrategie ontwikkelt voor dataherstel.

Herstel data, stuur oude apparatuur met pensioen

Om een flexibele archiveringsstrategie te ontwikkelen die niet de levensduur verouderde hardware verlengt, maar van data, moet u de volgende stappen ondernemen:

Inventariseer. Bij elk archiveringsinitiatief moet u zich niet alleen afvragen welke data cruciaal zijn voor uw bedrijf, maar ook hoe vaak u ze nodig heeft – en hoe lang u ze moet bewaren.

Perk in. Uit een recente enquête van Iron Mountain blijkt dat 25% van de ondervraagde bedrijven alles bewaart en 39% een retentiebeleid gebruikt om te bepalen wat moet worden opgeslagen en wat moet worden verwijderd.Mogelijk bewaart u informatie die de toegang tot essentiële documenten juist belemmert. Ruimen van data verbetert de algehele efficiency.

Verplaats. Het doet er niet toe van welke bron uw data afkomstig is -van een verouderd systeem of van een nieuwe, meer dynamische toepassing. Bij archivering telt alleen of gebruikers de data kunnen openen, lezen en gebruiken. Ontwikkel voor data een doorlopend conversieplan en -schema van oude naar nieuwe systemen.

Indexeer en identificeer. Oude data archiveren heeft alleen zin als ze ook direct opvraagbaar zijn. Identificeer en indexeer uw informatie. Als een audit of juridische inzageprocedure zich aandient, zult u blij zijn dat u dat heeft gedaan.

Tape aan de top

Als er één opslagmedium is waar we geen afscheid van willen nemen, dan is het wel tape backup. Hoe populair schijf- en cloudoplossingen ook zijn geworden, tape blijft boven aan de archiveringstop staan. De voornaamste reden daarvoor is dat tape goedkoop en betrouwbaar is. Bovendien is de opslagcapaciteit met de jaren toegenomen.

Zoek een partner en houd uw oude data beschikbaar

Uw bedrijf bevrijden van de afhankelijkheid van verouderde systemen lijkt misschien een ontmoedigende taak. Om dat proces te versoepelen, kunt u de samenwerking overwegen met een partner die zijn sporen in archivering ruimschoots heeft verdiend. Met zo'n partner kan uw organisatie beter waarborgen dat de data in oude systemen veilig gearchiveerd wordt en herkenbaar en bruikbaar zijn, ongeacht de afkomst ervan – en dat ze volledig toegankelijk zijn wanneer nodig.

En als u dan toch bezig bent, kunt u net zo goed die oude videobanden eindelijk eens laten digitaliseren. Per slot van rekening wilt u er ongetwijfeld op kunnen vertrouwen dat uw dierbare vakantiekiekjes net zo goed bewaard worden als de historische data van uw bedrijf.

Heeft u vragen over de veilige vernietiging van IT-apparatuur? Lees meer verhalen over dit onderwerp in het Kenniscentrum, of neem contact op met het Iron Mountain Data Managementteam. U wordt dan geholpen door een deskundige specialist op het gebied van producten en diensten, die op uw specifieke uitdagingen ingaat.