Documentbeheer: gecentraliseerd of gedecentraliseerd?

Onderwerpen: Archiefbeheer uitbesteden | Archiefbeheer

Gecentraliseerd of gedecentraliseerd documentbeheer – de voor- en nadelen van beide opties.

Eén van de meest cruciale besluiten die informatieprofessionals moeten nemen, is de keuze of het documentatiecentrum van hun organisatie gecentraliseerd of gedecentraliseerd moet zijn. In geen geval een eenvoudige keuze. Gelukkig is dit geen nieuw onderwerp op het gebied van documentbeheer. Er zijn genoeg hulpbronnen beschikbaar om informatieprofessionals te helpen om de juiste beslissingen voor hun organisaties te nemen.

Gecentraliseerde of gedecentraliseerde documentatiecentra

In een gecentraliseerd documentatiecentrum worden alle fysieke documenten bewaard op een centrale locatie. De locatie wordt beheerd door het personeel van een specifieke afdeling, dit kan bijvoorbeeld facilitymanagement of documentbeheer zijn. Het aantal personeelsleden van deze afdeling hangt af van de grootte van de organisatie.

In een gedecentraliseerd documentatiecentrum worden alle fysieke documenten verspreid over het hele kantoor bewaard. Dit betekent dat ze te vinden zijn in de kantoren, werkstations of andere werkplekken van de eindgebruikers. In tegenstelling tot een gecentraliseerd documentatiecentrum, waarin de bestanden exclusief worden beheerd door een specifieke afdeling, wordt een gedecentraliseerde locatie beheerd door de eindgebruiker die het bestand maakt.

Hieronder nemen we de voor- en nadelen van beide methoden onder de loep:

Voordelen van een gecentraliseerd documentatiecentrum

Een gecentraliseerd documentatiecentrum brengt vele voordelen met zich mee. Ten eerste hebben alle eindgebruikers het comfort er zeker van te kunnen zijn dat alle fysieke documenten met betrekking tot een bepaalde zaak op dezelfde locatie worden bewaard. Als eindgebruikers een bestand moeten raadplegen, moeten ze contact opnemen met de afdeling facility management via een online portaal of e-mailservice. Het bestand zal dan worden uitgecheckt en geleverd aan de eindgebruiker. Er wordt een volledige controleketen van het bestand bijgehouden, zodat de locatie van het bestand te allen tijde bekend is.

Ten tweede heeft een gecentraliseerd documentatiecentrum een verhoogd beveiligingsniveau. De ingang is bijvoorbeeld vergrendeld waardoor alleen het afdelingspersoneel toegang heeft tot de bestanden in het documentatiecentrum. Dit proces geeft veel meer controle over fysieke documenten dan een gedecentraliseerde methode.

Ten slotte worden uniforme afdelingsprocedures gedocumenteerd en verspreid onder alle eindgebruikers. Deze procedures hebben betrekking op onderwerpen als bestandsaanvragen, leveringstijden en het voldoen aan wet- en regelgeving.

Nadelen van een gecentraliseerd documentatiecentrum

Hoewel gecentraliseerde documentatiecentra veel voordelen kennen, zijn er ook enkele nadelen. Om te beginnen liggen fysieke documenten niet binnen handbereik van eindgebruikers, dus moeten ze mogelijk langer wachten voordat ze het bestand kunnen inzien. Dit is zeker het geval als het bestand is opgeslagen in een andere kantoorlocatie. Wat ook een nadeel kan zijn is de investering die nodig is om full-time personeel aan te nemen voor het beheer van de gecentraliseerde locatie.

Een gecentraliseerd documentatiecentrum vereist mogelijk ook een grote investering in hoge opslagdichtheid. Dit type opslag kan heel duur zijn, vooral als de vloer versterkt moet worden om het gewicht aan te kunnen.

Voordelen van een gedecentraliseerd documentatiecentrum

Laten we nu enkele voordelen bespreken van een gedecentraliseerd documentatiecentrum. Ten eerste worden de fysieke bestanden opgeslagen in de buurt van de bureaus van de eindgebruikers in plaats van in een gecentraliseerde locatie waar iedereen toegang tot heeft. Uiteraard vereist deze methode geen full-time personeel om de documenten te beheren. Eindgebruikers hebben te allen tijde toegang tot hun bestanden en zijn zelf verantwoordelijk voor behoud van nauwkeurigheid.

Nadelen van een gedecentraliseerd documentatiecentrum

Een gedecentraliseerd documentatiecentrum heeft zijn nadelen. Stelt u zich bijvoorbeeld voor dat een groep eindgebruikers gelijktijdig aan hetzelfde project werkt. Plotseling is de eindgebruiker die verantwoordelijk is voor het behoud van het bestand afwezig. Dan kan de rest van de groep grote moeite hebben om het bestand te vinden wanneer de organisatie geen controleketen heeft geïmplementeerd.

Op dezelfde manier biedt een gedecentraliseerd documentatiecentrum weinig of geen beveiliging van de bestanden. Dit kan problematisch zijn, vooral als een organisatie zeer gevoelige zaken verwerkt en wetgeving dient na te leven rond bijvoorbeeld de omgang van persoonsgegevens.

Gecentraliseerd of gedecentraliseerd: wat is de beste keuze?

Na het overwegen van beide opties kunnen organisaties beter afwegen welke methode het best voor ze werkt. Deze beslissing moet echter niet overhaast genomen worden. Organisaties moeten de tijd nemen en pas beslissen wanneer hun unieke behoeften volledig in kaart zijn gebracht.

Heeft u vragen over documentbeheer? Lees dan meer over dit onderwerp in het Knowledge center, of neem contact op met Iron Mountain's Information Management team. U wordt dan gekoppeld aan een ervaren product en service specialist die op uw specifieke uitdagingen in kan gaan.