Documentbeheer: vijf tips voor een goede organisatie van data

Onderwerpen: Data Management | Archiefbeheer

Als uw documentbeheer niet goed georganiseerd is, kan dit uw bedrijf op een aantal manieren schaden. De risico's zijn zelfs nog groter als uw bedrijf onverwachts een audit krijgt.

Technologie groeit en ontwikkelt zich voortdurend, dit geldt ook voor de wijze waarop data wordt opgeslagen en gearchiveerd. Dit zorgt soms voor grote uitdagingen op het gebied van documentbeheer, met name wanneer grote organisaties overstappen van papier naar digitaal.

Hoe kunt u boetes of andere consequenties van ongeorganiseerde documenten voorkomen voordat het te laat is? Het opstellen van een documentbeheer-plan zal u helpen met de benchmark assessment van uw totale informatiebeheerbeleid. Waar zijn uw documenten opgeslagen? In welke format? Hoe worden ze getagd en georganiseerd? Welke beheerbeleidsregels zijn er op van toepassing? Het beantwoorden van deze vragen is een cruciale stap op weg naar een succesvol programma en een goede dataorganisatie.

Een eenduidig programma voor documentbeheer is essentieel om alle afdelingen soepel te laten functioneren. Volg de onderstaande processen en procedures en verzeker u er van dat u klaar bent voor de volgende interne of externe audit.

1. Wees voorbereid op alle mogelijke scenario's

De regels voor auditprocedures variëren per sector. Om een succesvolle audit te garanderen heeft u helder gedefinieerde auditvereisten nodig zoals de regelgeving die voorschrijft in uw sector. Stel vast welke gegevens u moet verstrekken en zorg ervoor dat u deze vereisten naleeft.

2. Maak een inventarisatie

Alle afdelingen moeten een volledige inventarisatie bijhouden van de documenten. Elke afdeling is zelf verantwoordelijk voor het bijhouden van welke documenten verzonden zijn naar de opslag en welke verwijderd kunnen worden. Zorg voor een up-to-date en nauwkeurige data inventarisatie, zodat u altijd uw documenten correct en tijdig kunt ophalen.

3. Gebruik een retentieschema

Voor een goede naleving is het belangrijk om een retentieschema voor documenten te implementeren dat consistent wordt toegepast bij alle afdelingen. Dit geldt zowel voor digitale als papieren documenten. Volgens best practices moet uw retentieschema elke 12 tot 18 maanden bijgewerkt worden.

4. Analyseer uw huidige systemen

Uw systemen voor document- en informatiebeheer moeten uw interne en externe nalevingsvereisten ondersteunen. Deze systemen moeten u in staat stellen om veiligheidseisen te handhaven en het retentiebeheer bij te houden en te controleren.

5. Overtuig de directie

Zonder de steun van uw directieteam zou uw initiatief voor een goede organisatie van data wel eens vroeg kunnen stranden. Informatie- en documentbeheer verdienen hetzelfde respect als andere kernafdelingen, en managers moeten op de hoogte zijn van de kosten en boetes die onsuccesvolle audits met zich meebrengen.

Succesvolle data audits dragen bij aan de verbetering van veel aspecten binnen uw bedrijf. Van voorbereiden op de toekomst tot het integreren van nieuwe data, u krijgt een meer geïntegreerde en efficiënte aanpak en riskeert niet langer hoge boetes en geïsoleerde of ineffectieve data.


Heeft u vragen over documentbeheer? Lees dan meer over dit onderwerp in het Knowledge center, of neem contact op met Iron Mountain's Information Management team. U wordt dan gekoppeld aan een ervaren product en service specialist die op uw specifieke uitdagingen in kan gaan.