SSB Wind Systems

Onderwerpen: Archiefbeheer

Download PDF

Verminder Informatierisico’s Met Geheel Verzorgde Dienstverlening.

SSB Wind Systems verbetert compliance door off-site dataprotectie en online archiefbeheer toe te vertrouwen aan Iron Mountain.

Uitdaging:

Met de overname door het Amerikaanse Emerson Electric werd het noodzakelijk om archiefbeheer- en dataprotectieprocessen te wijzigen.

Oplossing:

Off-site dataprotectie en archiefbeheer, voor consistente processen en een betere beveiliging.

Waarde:

Verminderd bedrijfsrisico en verbeterde compliance bij interne audits, Sarbanes-Oxley en de Duitse handelswetgeving.

Klant

SSB Wind Systems Gmbh & Co. -opgericht in 1970 in Duitsland (voorheen: SSB Antriebstechnik GmbH & Co. KG)- ontwerpt en produceert besturingssystemen van rotorbladen en schakel- en controlekasten voor windturbines. In 2009 werd het bedrijf overgenomen door het Amerikaanse productie- en technologiebedrijf Emerson Electric (NYSE: EMR), en valt daar onder het bedrijfsonderdeel Industrial Automation.

“Onze archieven zijn beter beveiligd, we hebben er een geconsolideerd beeld van, en veel beter inzicht in de kosten. Bovendien benutten we de vrijgemaakte opslagruimte beter.”

Holger Gemassmer
IT directeur
SSB Wind Systems

Uitdaging

SSB Wind Systems had zijn bedrijfsdocumenten altijd in eigen beheer. Onderhoud van de archieven deed iedere afdeling zelf intern, conform de Duitse regels. Maar na de overname door Emerson Electric moest er met heel andere ogen gekeken worden naar archiefbeheer.

Holger Gemassmer, directeur IT van SSB Wind Systems, licht toe: “We werden onderdeel van een zeer groot Amerikaans bedrijf. We kregen dus te maken met een nieuw bedrijfsbeleid rond archiefbeheer en dataprotectie waaraan we moesten voldoen. Behalve het Duitse handelswetboek moesten we nu ook aantoonbaar de voorschriften naleven van de interne audits en Sarbanes-Oxley.”

Oplossing

Dit vereiste een reorganisatie van het data- en archiefbeheer. Eén van de eerste aandachtspunten was de introductie van een veilige externe opslag voor back-up tapes. Deze tapes bevatten kritische elektronische bedrijfsgegevens en zijn dus van essentieel belang voor het waarborgen van de bedrijfscontinuïteit in geval van storing in de IT bedrijfssystemen, of bij natuurrampen zoals overstromingen of brand.

Na het overwegen van enkele opties, koos SSB Wind Systems voor de externe dataprotectie service van Iron Mountain. Holger Gemassmer: “Iron Mountain was voor ons de perfecte match. Ze boden ons het type service dat we nodig hadden. Bovendien hadden ze al een goeie naam omdat ze ook Emerson Electric uitgebreid ondersteunden in de VS, het Verenigd Koninkrijk en overal ter wereld. Toen we binnen het bedrijf onze plannen aankondigden om met Iron Mountain te werken, had iedereen dan ook direct vertrouwen in hun capaciteiten.”

SSB Wind Systems voert op dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse en jaarlijkse basis back-upprocedures uit, met tapes die om de vijf weken roteren. De tapes worden altijd vervoerd in een beveiligde metalen koffer waarvan alleen het bedrijf en Iron Mountain de sleutel hebben.