Iron Mountain helpt u graag bij het digitaliseren van uw archief, zodat uw bestanden makkelijk en snel toegankelijk zijn. U kunt uw papieren archief digitaliseren door uw documenten door ons te laten scannen en indexeren. Daarbij is er de keuze om alleen de meest actieve documenten te digitaliseren of om alle fysieke documenten te laten inscannen.

Slim scannen van documenten

Er komen vaak een hoop kosten kijken bij archiefopslag op eigen locatie, maar ook het inscannen en indexeren van documenten kan kostbaar zijn. Het is daarom van belang om uw documenten in te delen op de meest actieve en belangrijke documenten en minder actieve documenten. Veel gebruikte documenten kunnen we voor u in bulk scannen en zijn direct digitaal beschikbaar. Minder frequent geraadpleegde documenten kunnen we fysiek extern opslaan en kunt u op aanvraag laten scannen wanneer u deze nodig heeft (Image on Demand).

Daarnaast kunt u een bewaartermijnenschema opzetten met relevante bewaartermijnen, welke ervoor zorgt dat u goed in kaart kan brengen welke documenten niet langer nodig zijn en veilig vernietigd kunnen worden. Dit is om uw conversiekosten te minimaliseren, terwijl de toegankelijkheid wordt gewaarborgd.

De digitale transitie beheren

Iron Mountain heeft u veel te bieden op het gebied van de digitalisering van uw archief:

  • Wij scannen uw gearchiveerde documenten in grote hoeveelheden tegelijk;
  • Binnenkomende documenten scannen wij op dezelfde dag als onderdeel van uw werkproces, zoals bijvoorbeeld inkomende facturen;
  • Wanneer u documenten nodig heeft die bij ons zijn opgeslagen, kunnen wij op aanvraag de papieren documenten scannen (Image on Demand);
  • Met onze software kunnen we automatisch informatie extraheren uit formulieren en zelfs streepjescodes en handschrift lezen, dit wordt ook wel OCR-tekstherkenning genoemd;
  • Uw digitale opslag staat online waardoor u altijd en overal gemakkelijk en snel toegang heeft tot al uw gescande documenten;
  • Wij zorgen voor integratie in uw huidige papieren workflow en probleemloze samenwerking met de meeste systemen voor documentbeheer;
  • U krijgt de best practices voor beveiliging van uw documenten en de toegang tot uw documenten;
  • Iron Mountain biedt u hulp bij de naleving van wet- en regelgeving en ondersteuning bij audits.

“De logistiek van het project verliep perfect. Iron Mountain zorgde voor de volledige overstap - van het verzamelen van de bestanden tot de levering van de elektronische data. Wij hoefden bijna niets te doen.” JellinekMentrum